Para que el Programa de Gestión Documental (PGD) pueda ser gestionado de manera apropiada y segura, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad. A continuación señalamos normas de carácter general relacionadas con el Programa de Gestión Documental (PGD):
Leyes
LEY 594 DE 2000.
Ley General de Archivos.
LEY 23 DE 1981.
Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Artículos Nos. 33, 34, 35. Regula archivos de las historias clínicas.
LEY 80 DE 1989.
Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.
LEY 527 DE 1999. Artículos 6 al 13.
Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Códigos
CÓDIGO DE COMERCIO. Artículo 54.
Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.
Decretos
DECRETO 4124 DE 2004.
Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Acuerdos
ACUERDO 037 DE SEPTIEMBRE 20 DE 2002:
“Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14, y sus parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
ACUERDO 039 DE OCTUBRE 31 DE 2002:
“por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000”.
ACUERDO 041 DE OCTUBRE 31 DE 2002:
“por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la Ley 594 de 2000”.
ACUERDO 042 DE OCTUBRE 31 DE 2002:
“por el cual se establecen los criterios para las organizaciones de los archivos de gestión en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.
ACUERDO 48 DE MAYO 5 DE 2000:
“por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo 5 conservación de documentos y reglamento general de archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental”.
ACUERDO 049 DE MAYO 5 DE 2000:
“por el cual se desarrolla el artículo del capítulo 7, conservación de documentos del reglamento general de archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos”.
ACUERDO 050 DE MAYO 5 DE 2000:
“por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII conservación de documentos del reglamento general de archivos sobre prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo”.
ACUERDO 056 DE JUNIO 5 DE 2000:
“por el cual se desarrolla el artículo 45, requisitos para la consulta del capítulo V, -Acceso a los documentos de archivo, del reglamento general de archivos-“.
ACUERDO 060 DE OCTUBRE 30 DE 2001:
“por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”.
Circulares
CIRCULAR 01 DE 1998:
Creación y Desarrollo del Archivo del Municipio.
CIRCULAR 01 DE 1997:
Exhortación al Cumplimiento de la Legislación de Archivos.
CIRCULAR 2 DE 1997:
Implementación de Nuevas Tecnologías de Archivos.
CIRCULAR 003 DE 2001:
Transferencia de la Documentación Histórica.
CIRCULAR 004 DE 2003:
Organización de Historias Laborales.
CIRCULAR EXTERNA 001 DE 2001:
Elaboración y Adopción de Tablas de Retención Documental.
CIRCULAR EXTERNA 01 DE 2003:
Organización y Conservación de los Documentos.
CIRCULAR EXTERNA 001 DE 2007:
Cumplimiento de la Ley 594 de 2000.
CIRCULAR EXTERNA 004 DE 2010:
Suscripción Contratos Asesorías Servicios Archivísticos.
Formatos
Tablas de Retención Documental.
Tablas de Valoración Documental.
Inventario Único Documental.
Resoluciones
RESOLUCIÓN 1995 DE JULIO 8 DE 1999:
Normas para el manejo de Historias Clínicas.
Nota:
De conformidad con la Ley 594 de 2000, las entidades que no cumplan, serán remitidas a la Procuraduría General de la Nación, delegada en el territorio de circunscripción de dicha entidad, como también a la Contraloría General de la Nación.
